E-Mails wirksam und wertschätzend schreiben

Geht es dir auch manchmal so? Schon beim Lesen der Betreffzeile stellen sich mir die Nackenhaare auf und ich habe gar keine Lust weiterzulesen. Willst du E-Mails so schreiben, dass die Leser:innen offen für den Inhalt sind? Ich zeige dir den Schlüssel dazu, wie du E-Mails wirksam und wertschätzend schreiben kannst.

Wie E-Mails geschrieben werden, ohne an ihre Wirkung zu denken

Wie reagierst du auf folgende Betreffzeilen?

• Kontrolle
• Antwort: AW: Antwort: AW: Antwort: …
• Treffen

Kennst du solche Nachrichtenanfänge? 

• Ein neues Semester muss wieder geplant werden.
• Hoffe, du hast seit unserem Telefonat …
• Hier die Korrespondenz mit Herrn X, sowie sein Anschreiben an Y, mit der Bitte um Zustimmung, Vorschläge, Anregung, konkrete Änderungswünsche… und einer eingescannten Unterschrift.

Und wie ist es mit den abschließenden Grüßen?

• Tschüss
• Viele Grüße – Herzliche Grüße – Mit freundlichem Gruß
• Danke bis bald

Die Autor:innen meiner Beispiel-E-Mails haben zwei Dinge gemeinsam:

• Sie gingen beim Schreiben recht spontan vor, ohne an ihre Wirkung zu denken.
• Sie gingen von sich aus, anstatt an ihre Leserin (mich – Ja, das sind echte E-Mails.) zu denken.

Mit dem Lingva Eterna Kommunikationsmodell E-Mails eine Struktur geben

Dabei gibt uns das LINGVA ETERNA Kommunikationsmodell eine gute Orientierung, wie wir auch E-Mails klar, wirksam und wertschätzend schreiben können.

Ich stelle dir zunächst das LINGVA ETERNA Kommunikationsmodell kurz vor und beziehe es gleich dabei auf E-Mails. Es besteht aus fünf Schritten:

1. Die Intention: Hier geht es um die klare Absicht. Was will ich mit der E-Mail erreichen? Warum schreibe ich jetzt? Das gehört in die Betreffzeile.
2. Die Ansprache: Das ist in der E-Mail der Gruß und die Anrede.
3. Der Rahmen: Hier geht es darum, den Leser/die Leserin ins Bild zu setzen. Er/Sie weiß noch nicht, worum es mir geht. Daher gebe ich alle wichtigen Informationen weiter.
4. Der Diskurs: Das Wechselgespräch ist in einer E-Mail so nicht möglich. Doch kann es sein, dass ich selbst eine Frage habe, Rückmeldungen brauche, einen Auftrag gebe. Das gehört an diese Stelle. Das können auch mehrere Sätze sein. Bei mehreren Themen bietet es sich an, jeweils einen Abschnitt zu machen.
5. Der Abschluss: Nun folgen noch ein passender Gruß und mein Name.

Neben dem LINGVA ETERNA Kommunikationsmodell ist hier noch etwas hilfreich: Der „DUDEN Briefe und E-Mails gut und richtig schreiben“. Zu einer passenden Form verschiedener E-Mails findest du hier zahlreiche nützliche Anregungen.

Gehen wir es der Reihe nach an.

Die Betreffzeile – Intention

Sie ist – wie in anderen Briefen auch – eine stichwortartige Inhaltsangabe. Das erste Wort wird großgeschrieben, ein Schlusspunkt wird nicht gesetzt. Mit dem „Re:“ („Zurück“) oder „AW:“ („Antwort“) signalisierst du dem Leser/der Leserin, dass die E-Mail Teil eines begonnenen Dialogs ist. Das wird allerdings leicht unübersichtlich, sobald es mehrfach hin und her geht wie hier: „Antwort: AW: Antwort: AW: Antwort: …“ Wie soll der Leser oder die Leserin hier eine Nachricht archivieren und später wiederfinden?

Ein Projektname wie „Hausbau“ allein reicht nicht aus, wenn ein Projekt länger dauert. Mein Beispiel „Kontrolle“ ist ein echtes Reizwort. Beinahe hätte ich die Nachricht sofort gelöscht. Dabei sollte ich nur einen Entwurf Korrektur lesen. Der Betreff „Treffen“ ist zu unspezifisch. Falls du als Kundin oder Mitglied schreibst, nenne auch die entsprechenden Kundennummern oder Mitgliedsnummern im Betreff. Allgemein gilt also:

Formuliere den Betreff so präzise und knapp wie möglich, jedoch so ansprechend, dass die Nachricht auch geöffnet wird.

Alternative für meine Beispiele oben könnten so lauten:

• Bitte um Korrektur Programmtext
• Re: Vertragsverhandlungen, Ihr Schreiben vom 10.07.22
• Terminauswahl für Kooperationsgespräch

Gruß und Anrede – Ansprache

Hier kommt es selbstverständlich darauf an, ob ich den Leser/die Leserin bereits kenne oder nicht, ob wir per du sind oder uns siezen, ob es sich um private oder berufliche Nachrichten handelt. Wähle bedacht aus, ob du ein „Sehr geehrte Frau Frisch“ – „Guten Tag Herr Meier“ – „Hallo Frau Sommer“ schreibst. Nutze „Liebe Sandra“ nur dann, wenn du Sandra wirklich gern hast. Zum Umgang mit Titeln, Amts- und Funktionsbezeichnungen findest du im DUDEN mehrere Seiten, das führt an dieser Stelle zu weit. Wesentlich ist: Weglassen der Anrede spart keine Zeit – das ist wie ins Zimmer zu stürmen, ohne anzuklopfen.

Zur Ansprache gehört auch folgendes: Falls du eine Antwort auf eine frühere E-Mail schreibst, nimm Bezug darauf. Danke für die Informationen, die Einladung, was auch immer. Dank ist ein überaus hilfreiches Mittel zur Pflege von Beziehungen. Mehr dazu findest du hier: 5 kleine Tipps für bessere Atmosphäre am Arbeitsplatz. Übe dich beim Danken jedoch auch im rechten Maß. Falls du mit Kolleg:innen fünfmal täglich Nachrichten austauschst, kann es leicht übertrieben wirken.

Schreibe immer eine freundliche, persönliche Anrede!

Nachrichten-Anfänge – Rahmen

Falls du eine neue Nachricht schreibst, nenne zu Beginn die Informationen, um die es hier geht. Das können Vertragsdaten sein, Anlass, Termin und Ort für eine Veranstaltung oder beispielsweise der Anlass und Frist für eine Kündigung. Falls du jemanden anschreibst, den du noch nicht persönlich kennst, schreibe auch hier den Anlass, zum Beispiel welcher gemeinsame Bekannte dich dazu inspiriert hat.

Benenne klar, wer Ross und Reiter sind.

• Anstatt „ein neues Semester muss wieder geplant werden“ heißt es richtig: „Wir planen gerade das Wintersemester 2022.“
• Anstatt „hoffe du hast seit unserem Telefonat …“ schreibe: „Ich hoffe, du hast …“
• Anstatt „hier die Korrespondenz mit Herrn X, sowie sein Anschreiben an Y, mit der Bitte um Zustimmung, Vorschläge, Anregung, konkrete Änderungswünsche… und einer eingescannten Unterschrift.“ heißt es richtig: „Im Anhang sende ich dir die Korrespondenz …“

Beim letzten Beispiel gehe ich noch einen Schritt weiter. Der Satz ist so verschachtelt, dass er unübersichtlich wird. Besser ist es hier mehrere Sätze zu bilden. Bei Anhängen ist es außerdem sinnvoll, diese im Text mit einer Aufzählung zu nennen. Das ermöglicht dem Leser/der Leserin auch zu überprüfen, ob alles angekommen ist.

Gib deinem Leser oder deiner Leserin die wesentlichen Rahmeninformationen.

Der Text – Diskurs

Jetzt geht es darum, was du mit der E-Mail erreichen willst: Formuliere das aus, was stichpunktartig bereits in der Betreffzeile stand. Nenne deinen Antrag, deine Terminauswahl, deine Fragen. Verzichte auf unnötige Informationen (zum Beispiel, warum die anderen Termine nicht passen).

Schreibe prägnant und in vollständigen Sätzen (sofern es keine Aufzählung ist). Achte auf Übersichtlichkeit und gliedere die E-Mail in Sinnabschnitte. Übrigens: Ist es absehbar, dass es viel zu klären gibt, greife besser gleich zum Telefon.

Mache es dem Leser oder der Leserin leicht! Was ist für ihn/sie wichtig?

Der (E-Mail) Abschluss

Standardmäßig heißen Brief- und E-Mailabschlüsse „Mit freundlichen Grüßen“ und seinen kleinen Varianten. Hier gilt es, den Adressaten im Blick zu haben und eine angemessene Form zu wählen, die auch zu dir selbst passt. Für eine Grafikerin oder auch in der Projektarbeit für die ehrenamtliche Gestaltung eines Raumes passt beispielsweise ein „Mit kreativen Grüßen“.

Im privaten Bereich schließe ich meist mit

• Guten Wünschen: „Ich wünsche dir einen schönen Start in die Woche.“
• Persönlichen Grüßen, wie „Ich sende dir herzliche Grüße aus dem Spessart.“

Im beruflichen Bereich wähle ich oft

• Einen Dank und/oder eine Vorausschau in Form eines ganzen Satzes: „Ich danke dir für die Rückmeldung und freue mich auf unser nächstes Treffen.“
• Gute Wünsche sind auch hier oft passend.

Das fällt auf und bleibt in Erinnerung. Es sind diese kleinen Sätze, die deine Wertschätzung ausdrücken und damit deine Beziehungen pflegen.

Mit einem gelungenen Schluss erreichst du mehr Wirkung!

Was ist denn daran wertschätzend?

Wertschätzend ist es, deinem Leser oder deiner Leserin das Leben so leicht wie möglich zu machen. Das bedeutet in erster Linie von der angesprochenen Person aus zu denken:

• Wozu schreibe ich dieser Person?
• Was ist für sie oder ihn relevant?
• Ich respektiere sein/ihr sprachliches Niveau und verzichte beispielsweise auf Fachbegriffe und Fremdwörter oder erkläre sie, falls sie nötig sind.
• Ich schreibe in klaren, verständlichen Sätzen – ohne Schachtelsätze. Mehr dazu liest du hier: Souverän auf den Punkt kommen.
• Heute ist Zeit bei vielen Menschen das kostbarste Gut. Das respektiere ich. In einer beruflichen E-Mail verzichte ich auf nutzlose Informationen oder telefoniere, wenn es viel abzuklären gibt. Ich danke meinen Leser:innen im Newsletter, dass sie mir ihre Zeit schenken.
• Auch ich fühle mich wertgeschätzt, wenn ich mit dem Namen angeschrieben werde und einem persönlichen Gruß verabschiedet. So lassen sich Beziehungen leicht pflegen.

Du siehst, das LINGVA ETERNA Kommunikationsmodell gibt eine gute Orientierung, wie du E-Mails wirksam und wertschätzend schreiben kannst. Willst du es noch mehr in deinem Alltag integrieren, dann besuche eines meiner Seminare.